关于电子文件管理路径设计与实践的初浅思考
作为当代社会文化传承的主要载体，以及社会交往的基本工具，电子文件已经成为当代经济社会的基本信息支撑。基于电子文件的普及性，以及其独特的主要战略资源，加强对其的科学管理，当下已经引起政府及社会的普遍关注。以记录历史、传承文明、服务社会、造福人民为己任的档案人，重视并探索电子文件管理路径的设计与实践是职责所系，且责无旁贷。
近年来，我国政府相关行业主管部门、信息化主管部门以及档案管理部门纷纷展开了对电子文件管理的理论探索和实践，且取得了明显的成效。2009年中共中央办公厅、国务院办公厅出台了《电子文件管理暂行办法》，这一具有里程碑意义的《办法》，对电子文件管理和安全保障提出了明确要求。浙江省为落实好《办法》，结合实际，以“两办”的名义部署，在全省率先以创新的姿态提出了电子文件与数字档案登记备份的战略，并以行政的方式在全省强势推开。本文结合这两年来的实践，就电子文件管理的路径设计和实践做一些初浅的思考。
一、电子文件管理呼唤“国家战略”
加强电子文件管理的战略意义，随着理论与实践的不断推进，已越来越成为政府和社会各界的共识。电子文件是实现民主政治的记录基石；电子文件的科学管理是企业满足法规遵从性的基本要求，是提高社会生产和管理高效率的前提，是科学决策的基础，是提升广大公众信息生活品质的有效途径。加强对电子文件的科学有效管理，从国家战略资源保护的高度出发，已刻不容缓地摆在了包括档案部门在内的各级党委、政府及各界有识之士面前。
当前，电子文件管理并非某一地区、某一部门存在问题，而是全国性的。主要表现在：对电子文件管理的当前作用和历史认识不足，管理目标不明确、管理变革不到位不配套、电子文件失真失实现象严重、文件信息孤岛现象明显、低水平重复投入等等。这些问题的根源都不在方法和技术层面上，而在于国家政策引导、实践推动的力度不够。我们再把眼光转到世界，电子文件管理正经历一场重大战略转型，已经从机构层面转向国家层面，从分散管理模式向集中管理模式转变，从而进入“以顶层设计带动总体规划，以国家战略带动全面发展”的电子文件管理新阶段。因此，我国的电子文件管理急切呼唤“国家战略”的早日部署。
二、电子文件管理只有“顶层设计”
电子文件管理必须借助于恰当的计算机系统才能实现，这些计算机系统大致包括三种类型，即形成电子文件的业务系统、电子文件管理系统（或称档案管理系统）和数字档案馆系统，电子文件从形成、处理到归档、移交和长期保存的整个过程，需要依次在上述三个系统中予以管理。每一类系统都要具备一定的、彼此衔接的电子文件管理功能，才能保证电子文件在整个生命周期中实现连续的、集成的管理，这样电子文件对社会政治、经济、文化各部门、各领域的作用才能得到根本保证。因此，如何科学设计电子文件的科学管理路径，无论是从技术上，还是从行政系统体系上，无论是理论需求上，还是实践的可行上，我国电子文件管理创新任重而道远。
当下开展电子文件管理其矛盾主要是管理的技术保障路线设计的整体连贯性要求与我国行政体制职能条块分割的不相融性，从而导致当前国家对电子文件战略资源的掌控能力严重不足。表现在：电子文件的证据地位末能确立，没有一个法律法规规定电子文件真实性鉴定的程序和标准；当代记忆已经产生了无法挽回的缺损。电子文件在各部门产生，有人办，无人管。有储存，无管理。有管理，无规范；国家电子文件资源分散，电子信息安全堪忧，文件信息孤岛面临被深化的风险；信息资源增值服务能力低下。这些问题存在的重要原因是：第一个是思路存在重大缺陷。跟从业务而非引领业务，管理缺乏“顶层设计”。第二个是管理制度体系存在重大缺陷。分段管理而非全程统一，政出多门而非高度协调。第三个是管理方法体系存在重大缺陷。低水平重复而非高水平创新，一刀切式的推进而非因地制宜展开，“高铁”的高速度，引发事故的教训，谨防在电子文件管理中“回光返照”。综上分析，不难得出电子文件管理必须呼唤推进国家战略，呼唤机制体制的创新，呼唤技术路径与管理思路的有机衔接。
三、电子文件管理必须“联合作战”
我们在分析电子文件管理的路径时，看到了当下电子文件管理运行的三大缺陷中，思路的缺陷是根源性的，体制和机制的缺陷是决定性的，方法体制的缺陷则是关键性的。因此不难推断，加强电子文件管理，从我国电子文件产生运行的路径看，科学推进确保成效必然是跨机构、跨部门的综合管理行动，而不是某一个职能机构可以独自承担的责任，电子文件管理是国家政务计划、信息化发展计划的有机组成部分，而不是一条独立的战线，仅靠档案部门一家单打独斗、单兵突击，解决不了问题。需要依靠法规、政策、标准技术的联动，多部门的联合行动，电子文件管理只有上升到国家战略，实施“顶层设计”，并通过战略规划、战略措施、战略实施三个步骤才能最终达成。由电子文件与纸质文件相比，最大的特点就是化载体管理控制为系统控制，要实现系统的有效控制，就必须强化系统管控功能，在战略路径的选择上，必须走政策引导、规范控制、制度保障和项目推进的流程。当前我国电子文件管理已从酝酿阶段向起步阶段迈进，距离成熟稳定阶段还有相当的路要走。他山之石，可以攻玉，美国、英国等国家的电子文件管理走的正是一条有统领有协同的多部门的协同联合作战之路。浙江省电子文件管理的创新模式，期待在实践中进一步完善提升。
湖州市档案局 张永才