论现代档案事业的三大特征
当人们正在为进一步提高档案管理现代化水平而千方百计、不遗余力地呼喊和奋斗的时候，认真地思考一下：究竟什么是档案管理现代化?现代档案事业具有哪些特征?或许对勾画和实施档案事业现代化建设的思路和蓝图，会有所裨益。
一、社会化是世界档案事业发展的共同趋势
随着社会的发展，世界的整体性、统一性，愈来愈被人们所认识。档案工作本来与社会是统一的，由于社会分工而单列成一项事业，但决不应该同社会相对立。从历史上看，档案的产生和档案的管理最初确实是单纯为上层统治者服务的，无论中国还是外国，在漫长的专制社会里，档案一直被当做维护皇权的专利。我国在相当长的年月里，由于受“以阶级斗争为纲”的制约，重点为政治斗争服务，片面强调保密，造成档案工作的封闭，实际上与社会形成某种程度的不协调。但是从世界范围来看，社会总是伴随着民主程度的提高、科技的进步而发展的，在所有发达国家，档案管理和利用服务的社会化程度已经相当高。我国自从改革开放以来，也逐步发生了很大变化，档案事业正在向社会各部门、各领域及社会公众靠拢。档案工作社会化包括三方面含义：
(一)档案馆要走向社会，要让社会走进档案馆，要为社会各方面、各阶层服务
档案馆是档案事业的主体。档案事业的社会化要求档案馆在为党政领导机关提供优质服务的同时，将服务面扩大到全社会，为社会各领域、各阶层服务，为最广大的平民百姓服务。为社会服务，是档案工作得以生存和发展的生命线。其表现有三：
1．服务层面广，提供服务不论地位，不讲学历和政治倾向，不看职业。瑞士的沃州档案馆馆长库克曾向中国的考察者介绍说：“我们的档案是向所有公民开放的，不考虑学历、职业和政治倾向。服务对象中有一部分来自三个部类中的第一部类——农民，约占3％；有15％来自第二部类(指政府公务员——笔者注)；82％来自第三部类，如自由职业者、律师、医生、知识分子等。”这种状况在西方发达国家是很具代表性的。
2．服务方式多，讲求社会效果。目前世界上通行的方式包括，把档案馆办成社会课堂和教育基地；营造氛围，陈列展览；吸引社会力量共同开发馆藏档案资源，出产品味高、影响大的档案编研成果；推出非涉密现行文件向社会公开提供利用的服务和开辟社会档案寄存服务的新功能等。
3．“以人为本”成为档案馆建设的共同宗旨，世界各国都在努力使档案馆真正成为社会公众最喜爱的文化设施。一切社会活动都是人的所作所为，
一切社会需求实质上都是人的需求。“以人为本”反 映了现代社会档案利用主体的变化和档案工作服务对象扩展的必然性，是政治民主、社会进步的重要表现。从目前世界上一些发达国家档案馆的实际做法看，大致是通过“人的不同需要”和“不同人的需要” 两个路径来思考和满足人的需要。满足人的不同需要。来档案馆利用档案的人，不论其肤色、性别、职业、爱好有何种差别，大抵都有三方面的要求：获取档案信息的要求，环境舒适和工作方便的要求，受尊重的要求。档案馆根据人对档案信息内容的不同需要，收集档案，建立馆藏结构。档案馆收藏档案的范围不止是政府部门的公文档案，还有大量反映城市历史、建筑艺术的绘画、雕塑、照片以及记载个人资料和家族背景的各种私人档案。根据某种类型档案数量庞大和人们需求集中的实际，建立了一些颇具特色的专门档案馆，如美国的历届 总统图书馆(实际是档案馆)；法国的商业、企业档案馆和家族档案馆；瑞士的文学档案馆、私立妇女档案馆等等。同时，根据人对利用不同性质档案不同迫切性的要求，确定和改变档案的开放期限。为满足人们对环境舒适和工作方便的要求，许多国家都十分注意馆址的选择和开窗的朝向，力求馆内色调和谐，环境卫生、静谧，使人感到舒适。在满足人对受尊重的 需要方面，不仅体现在档案馆工作人员待人接物时的礼貌用语和文明举止，还表现在档案馆安全监控设施的设计上。利用读者进出大门和阅读档案，用隐蔽装置的远红外全方位探测仪便可将所携带之物及其行为举止一览无遗，不需要采用查验提包、专人监视等有伤人格的手段。
满足不同人的需要。同样来档案馆阅档的人，情况却是各不相同的，越来越多的国家重视并采取措施来满足不同人的需要。为满足一般利用者的需要，许多档案馆设有公共阅览大厅，提供统一的设备、用具，开放目录，由读者自行检索、阅档。为满足特殊利用者的需要，设有专家阅览室，配备专用的阅览、拷贝设备，并与公共阅览区相隔离。为照顾残疾人的需要，在档案馆进门处专设有残疾人轮椅车通道及标记；有的档案馆还设有便于残疾人使用的专用窗口；档案馆的卫生间也设有残疾人专用厕位。
上述西方发达国家档案馆在提供社会服务中表现出来的“以人为本”理念的形成，既有西方文明的社会背景影响，又有经济、科技高度发达所能提供的财力、技术支持。我国作为发展中国家，多数基层档案馆还不能很快就达到这样的水平，但作为社会进步、事业发展的一种趋势，必须朝着这个方向努力。
可喜的是北京、上海、广东、深圳等中心城市和沿海开放省份，在新建和扩建档案馆时已经充分注意“以人为本”的观念，取得了令人满意的效果。
(二)档案工作要进入社会各领域、各层面
档案馆是档案事业的主体，决不可囿于档案馆的小圈子里，自说自话，孤芳自赏。我们要利用这块基地，把档案工作的管理制度、技能辐射到全社会，使档案工作进入社会各领域、各层面，尤其是新领域的管理。例如：近年来兴起的民营企业档案、农业与农村档案、社区档案、家庭档案、证券档案以及当前的热门话题信用档案等等，档案部门面临着挑战和机遇。主动参与，抓住机遇，我们就发展了；麻木不仁，丢掉机遇，我们就落伍了，就会在一个一个领域中被挤出本来应该有的位置，所以我们必须与时俱进，不可稍有懈怠!要做到敏锐性加责任心，创新精神加科学态度，在主动适应各领域发展需要，积极强化各领域档案管理中，发展自身，服务社会。
(三)调动和运用社会力量为档案工作的发展服务，把档案工作中一些重要业务项目交由社会完成
这是社会进步和发展到一定水平时的必然要求。这在国外已经是很普遍的做法，而且表现在档案的收、管、用各个方面。例如：
1．与社会广泛接触，宣传、鼓励各界和公民向档案馆交送档案。美国休斯敦市档案馆长(社会学家)十分注重社会工作，他用各种方式向社会宣传把档案交档案馆保存的意义。通过广泛与各界人士接触，收集到600多名人物口述录音，200多万张照片底片等。 ‘
2．档案馆正式工作人员较少，使用大量临工、义工、实习工，或委托公司管理。在西方国家，许多高学历的人都自愿到档案馆去工作，提供无偿服务。他。们把能到档案馆做义工，当成一种荣耀，也是一种机会，工作热情很高。美国休斯敦市档案馆正式在编人员只有6人，有10名义务工自愿在馆服务。瑞士沃州档案馆有6名正式工作人员，14名临时人员。苏黎世市档案馆有10名正式人员，10名临时工。在我国，改革开放较早、市场经济较发达的地方，近年来也越来越多地出现了类似做法。
3．把整桩高技术的工作交由社会有关部门去做，甚至鼓励成立服务档案管理的专业公司。如伯尔尼瑞士联邦档案馆把大批量档案脱酸的工作交由一个位于阿尔卑斯山的军工厂处理，讳划10年内将1850年至1960年的档案全部进行脱酸处理。这样做既花钱不多，又能保证质量，档案馆人员则把精力投入更重要的业务工作中。美国休斯敦市文件中心的国家公务员只有4人，把大量文件的管理工作委托一家英国人开办的跨国公司管理，正式人员则把主要精力放在鉴定文件价值、培训指导各单位文件管理人员、监督各部门文件的移交工作上。随着档案信息化建设的发展，为顺应信息化管理的需要，我国的一些专业信息软件公司、文档图像数码公司等应运而生，档案管理中一些高技术工作，开始走上社会化的轨道。
4．组织档案信息资源的共建、共享，取得档案馆和社会各方双赢效果。近些年来，档案界有人提出档案产业化的口号。应该说在一定的社会环境和条件下，档案事业可以形成产业化机制。但这种机制不能单靠档案部门自己的力量，而必须与社会有关部门、组织、人员合作，方能构成运作灵活、有效，能持续生产并向社会提供有价值、高品位的档案文化产 品，使合作各方双赢的产业链。事实上已经有不少地方和行业档案馆，通过与专业公司协作，利用馆藏照片和文档资料编制光盘出版物；与著名摄影家合作，组织名人肖像集的拍摄、制作、出版影集，同时收集积累了名人档案；与资深作家合作，广泛收集历史档案资料，编纂、出版大型系列编研成果性图书，在档案馆拥有版权的前提下，作为双方的共同成果，并将 收集到的历史档案资料全部移交市档案馆；一些地方正在兴建的数字档案馆的数字信息资源，也是依靠社会各领域、各部门共建、共享的超大规模、分布式数字信息系统。
上述国内外的做法及所取得的效果告诉我们一个道理：档案工作是社会有机体的组成部分，必须千方百计地做好为社会服务的工作；善于调动和运用社会的力量；不失时机地把档案工作延伸到社会各领域、各层次，形成社会与档案事业协调发展的良性互动关系，使档案事业成为社会进步不可或缺的助力而受到社会的支持。
二、信息化是当代档案管理现代化的主要技术标志
现代化是个动态的概念，在不同时代有不同的标准和不同的标志性技术，当代现代化的标志性技术是信息技术。信息技术是指完成信息的获取、加工、传递和利用等技术的总和。现代信息技术是以计算机与通信技术为核心，对各种信息进行收集、存储、处理、检索、传递、分析和显示的高技术群。看一个国家和地区档案管理现代化的水平，主要是看其档案信息化的程度。数字化、网络化是实现档案管理信息化的必由之路，而正在悄然兴起的数字档案馆的开发研究和建设，涉及到信息技术的方方面面，因此可以说数字档案馆是档案信息化管理的集中表现。
以“有序的信息空间和开放的信息环境”为特征的完整意义上的数字档案馆，不是封闭的档案馆信息网络，而是包含在办公自动化系统、计算机辅助设计和管理系统、公共信息数据管理系统等更为广阔的大系统中的组成部分。它是由分布式文件、档案数字资源构成的具有强大服务功能的跨机构、跨地域的信息系统，是继“数字图书馆”之后，在因特网上扮演重要角色的又一种知识网络，属于国家数字信息基础工程。
数字档案馆不仅仅是馆藏档案的数字化，也不只是停留在整个档案工作业务流程的计算机化，而是代表了网络环境下档案信息资源的整体处理模式，涉及到一系列标准规范与法规的制定和推行软、硬件基础设施的构建、应用系统的开发、数字资源的建设、人才队伍的培养等方面内容，是一个与软件工程、网络工程、计算机工程、信息组织工程等有着密切联系的系统工程。
目前国际上档案信息化工作进展很快，有些虽然没有称为数字档案馆，但其实现的功能部分与数字档案馆非常接近。如英国的联合王国数字档案馆计划；美国的电子文件档案馆；加拿大在电子文件管理方面取得的成就及其魁北克省档案馆纸质档案数字化计划；澳大利亚对电子文件管理标准化研究的成果；信息大国新加坡国家档案馆采用的功能强大的电子档案管理系统等。此外，各国还充分利用了因特网资源．纷纷建立各种专业、专门性数字档案馆，如日本的关西数字档案馆、美国加利弗尼亚大学历史数字档案馆、杰弗逊(JEFFSON)专题数字档案馆、911数字档案馆等。
我国从1996年4月，国家档案局把电子文件研究项目列入科技计划起，就揭开了对电子文件管理问题有计划有组织研究的序幕，并陆续研制和出台了一批标准、规范。1999年10月上海市档案馆与有关电脑公司合作成功开发了一套“档案多媒体全文数据库管理系统”，通过了上海市科委组织的课题鉴定。2001年1月，由浙江省档案局馆、浙江大学快威科技有限公司承担的我国首家《电子文件归档与电子档案管理》实际运行系统成功面世。在这些理论和实践经验基础上，由深圳市档案局承担的全国第一个数字档案馆建设项目，经过两年的研究开发，已经取得令人振奋的阶段性成果，并于2002年12月8日在国家档案局主持的全国《档案信息化建设现场演示会>上，成功地演示了数字档案馆应用系统。现在，国家档案局又下发了“十五”期间《全国档案信息化建设纲要>，对我国档案信息化建设勾画了蓝图，进行了部署。可以预见，我国的档案事业将会以高水平信息化的面貌，出现在国际档案界。
三、法制化是当代各国规范档案行为，维护档案工作正常秩序的重要保障
现代档案事业在社会化、信息化建设中，越来越表现出对法制化的依赖。因为“社会化”的档案事业方方面面都与社会相关联；“信息化”的档案事业需要有科技的发明和进步作支撑。而对于档案科技知识产权的维护，对档案工作中各种社会关系的协调，都要靠法制来保障。档案工作中的各种业务规范、操作程序的执行，都要靠制度、章程的实施来实现。从大的方面来看，一个文明进步的社会，必定是一个法制健全的社会。代表21世纪发展方向的档案事业，必定是社会化、信息化、法制化相统一的文明的社会事业。2002年12月在澳门召开的国际档案理事会东亚地区分会研讨会，主题是《档案法律事务和本地区档案馆所面临的挑战》，仅此便足以看出国际档案界对档案法制的重视程度。
档案事业法制化是指通过法律、法规、制度和业务规范、标准的建设和执行，维护和保障档案事业的行政管理、业务技术、社会利用等社会行为的正常秩序，将档案事业引入有利于社会进步和自身发展的轨道。通观世界档案工作，所谓档案工作的正常秩序，是指档案工作在社会关系、业务关系、技术关系三个方面实现有序化。社会关系表现如：档案工作同其他行业之间的关系，不同地方和领域档案部门之间的关系，档案管理人员同利用者之间的关系，鼓励社会使用档案同要求社会维护档案安全之间的关系，档案事业建设、发展同社会档案意识及支持程度之间的关系等。业务关系表现如：档案馆同档案室之间的关系，档案的保管同提供利用之间的关系，档案理论研究同实际工作之间的关系，档案管理不同环节之间的关系等。技术关系表现如：在档案保护中，库房温湿度控制满足档案保护要求同库房管理人员身体适应程度的关系，使用杀虫灭菌药物同维护工作人员健康之间的关系；在信息技术应用中，模拟信息同数字信息转换的关系，模／数转换和数／模转换时缩微技术同数字化技术之间的关系，数字化加工技术中扫描技术同条码技术之间的关系，数据迁移中不同软硬件环境格式转换的关系等等。
为正确处理这方方面面的关系问题，档案法制建设的任务就必须包含两方面内容：一是建立、健全档案法律规范，以确保档案工作社会关系的有序化；二是建立、健全档案业务规范和技术标准，以确保档案工作的业务关系和技术关系的有序化。
(一)建立、健全档案法律规范，确保档案工作社会关系有序化 。档案行政管理方面的立法和执法需解决的主要问题有：
1．为档案工作部门和工作人员争取法定的权利和开展工作所必须的条件，这是世界各国的共同课题。但由于各国经济、科技发展的水平和政治、文化背景不同，存在问题的程度、解决问题的难度以及档案部门要求达到目标的高度也不同。
2．要求和鼓励社会各方面切实保护和积极开发利用档案信息资源，惩处破坏性行为。
3．维护档案文件的真实性，以确保档案文件的法律凭证价值。尤其在电子文件时代，对电子文件真实性和电子档案法律凭证效力的确认，更具有现实性和重要性。
4．正确处理文件、作品的知识产权问题和保护隐私权的问题。尤其在进入信息时代，档案信息在网络环境下传输，处理这类问题更具有复杂性和艰难性。
(二)建立、健全档案业务规范和技术标准，确保档案工作业务、技术关系的有序化
档案业务技术方面的立法和执法，被通称为档案标准化工作，包括指南性、管理性、技术性规范和标准的制订和推行，对于规范档案业务、技术行为，正确处理档案业务、技术中的具体关系，提高档案业务和技术水平，提升档案业务技术的科学文化品位和社会地位，均具有极其重要的指导和保障意义。
目前，标准化工作已经在全球广泛开展。国际档案理事会设有专门的标准化委员会，对于一些具有国际意义的重大标准化项目，组织跨国课题组进行研究。我国国家档案局由政策法规司牵头建立了标准化委员会，专门负责标准、规范制订的计划和指导、立项的审批和资助、研究成果的审定和推广工作。许多国家都设有类似的组织机构，根据本国的实际需要，积极开展了标准化课题研究。从而在世界范围内形成了国际性标准、区域性标准，在国内形成了国家标准、行业标准、企业标准的不同层次的规范和标准。
综上所述可知，现代档案事业的三大特征带有世界普遍性。我们要在档案工作领域同国际接轨，实现高水准的现代化，就应该认真地研究、透彻地认识这些特征。
（摘自《档案学通讯》2003年第4期 作者：李国庆）