美国企业档案馆的发展和企业文件的管理

在美国，企业和企业档案馆之间的关系并不是很轻松。美国的绝大多数企业没有档案馆。虽然由于经济的迅速增长，许多大公司建立了档案部门，但在最近10年中，由于企业的兼并、裁员和业务外包，许多档案馆也被迫关闭了。
    企业档案馆及其客户
    寻找用户并保证使他们找到自己所需要的资料是档案部门的一项主要工作。我认为我们需要超越这样一个古老但不太正确的认识，即研究企业历史(一个被狭窄化的概念)是读者利用企业档案的主要动机。
    在一些企业档案馆，从事战略管理、企业通讯、管理心理学、行政和雇员赔偿工作的人员已经成为企业文件的主要用户。他们给档案馆带来了信誉，也带来了从企业和基金会获得资金支持的机会。对档案馆而言，更有价值的档案利用是它们的商业利用。最近一个有争议的例子是历史频道有线电视网制作的企业历史系列电视片。虽然有些人对历史频道的理念，即历史是最好的产品，持批评态度，但历史频道在美国本土有二千五百万注册用户，它的宣传效果是档案工作者在几年前梦寐以求的。
    在企业界工作的档案人员向来都知道，他们工作的价值直接依赖于他们对公司的价值。向公司内部客户提供服务的好坏对企业档案馆而言至关重要。通常，衡量服务好坏在很大程度上表现在档案馆或档案馆与其他部门合作举办的展览、出版物和录像制品中采用的照片，以及艺术品和文献的数量。
    机会与适应
    档案馆从来都不是创新的前沿之地，而且档案人员也从来没有被推崇为适应环境的模范。直至今天，我们还经常痛苦地听到档案同行们责怪时间和环境的变化给档案工作带来的负面影响。
    虽然烦恼和希望伴随着问题，计算机时代给档案人员带来了文献管理的新机遇和探索的新工具。它使我们可以将公司的信息捕获在不同的格式上，使读者更容易检索和利用，它还使我们能够更广泛地推销档案产品。公司的网络使档案人员在与公司的经营保持联系的同时，捕获并将信息组织起来以备将来使用。万维网技术也给我们提供了将公司信息向公司内部和外部发布的机会，也使档案馆提供信息的作用得到了应有的尊重和发挥。
    全球化时代的档案馆和企业
    档案人员能否使自己的工作和产品适应新世界的现实和需要，决定了他们能否生存。历史不只是过去的编年史，档案馆也不能只是储存陈旧信息的沾满灰尘的库房，我们必须把历史推向市场，不能只把历史作为周年庆典中怀旧的东西；档案馆必须是提供对日常的管理和业务工作有用的信息的地方；档案人员必须积极参与企业的工作并努力去了解并服务于它的需求。他们不能让自己被隔离在企业主流之外，应该把自己塑造成企业业务的全部参与者。每当企业为了适应竞争而进行变革时，档案人员总是试图将头埋在地沟里不被人看见，希望变革不要触及自己。而这一招往往不奏效。不被触及也就是不参与，而把自己视为局外人也面临被公司视为无用之人的危险。
    口述历史
    企业文件中包含的信息比我们想象的要少得多。在今天这个生活频率非常快的年代，这种情况更加突出。面对这个现实，为了增加企业档案对企业本身和其他组织的价值，口述历史在许多方面提供了解决问题的方法。
    口述史在企业档案馆的工作中不仅是必不可少的工具，也是一个催化剂，而且它有两个方面的重要作用。它的第一个作用是它能够时实地捕获公司的信息，发现某些文件的特殊意义或缺失的部分。口试史等于是提供了一份探察公司活动的地图。由于该地图是由熟悉情况的内部人员绘制，因此它可以帮助我们根据实际情况来鉴定文件，而不是根据传统意义上的假设的价值。口述史的第二个作用表现在信息的生成方面。无论是哪一种格式的企业文件都不可能总是提供充分的信息，使我们了解公司的实际情况，尤其是关于某些事件的动机和非正规活动的信息。诸如公司机构组织图之类的文件能够帮助我们了解公司的运转和信息流程，但正如水遇到阻力就改变方向一样，公司十有八九会沿着图上未标注的方向运行。口述史的另外一个好处就是它所生成的信息能够很快地以电子形式向读者提供利用。比如，访问时作的记录可以以纸张的形式或电子形式提供利用，如果与图像结合起来话将会更加吸引人。
    结论
    企业档案人员必须了解企业正在开展的工作、项目和发展方向，这样就可以使我们看出它们可能产生的需求，并利用自己掌握的馆藏来服务于这种需求。同时，我们还可以了解什么样的文件将会被生成，并尽快地参与这些文件的鉴定和处置。
    档案人员必须先发制人地寻找机会来提供服务，并持续地参与企业的工作。就长久而言，档案馆应该成为自己母公司日常工作不可或缺的部门。档案人员只有抓住每个机会，积极参与公司的工作，才能实现这个目标。

   （作者：詹姆士·福格蒂James E. Forgety，系美国明尼苏达历史协会档案征集保管部主任。王利敏　摘译）