走向社会化的深圳档案事业

深圳作为全国第一个经济特区，从她诞生之日起就担负着改革开放窗口和试验田的重任，在各项事业中发挥着示范作用。深圳的档案工作同样以改革为己任，以融入国际档案事业主流，与深圳在全国的地位相匹配为目标，近年来在改革、创新中推出了一个个同社会结合，为社会服务的新举措，使档案工作从封闭走向开放，从机关化走向社会化。
    一、打开神秘大门，全方位向社会提供服务
在历史上，档案曾长期被最高统治者严密控制，档案机构的大门从未向平民开启。社会对档案感到神秘，档案机构则是“琼楼玉宇，高处不胜寒”。社会的发展使档案馆从历代政权的附属物逐步成为社会公益性的文化事业单位，这是一大进步。随着中国入世，我国档案事业社会化的进程将会更快。作为改革开放前沿的深圳，档案部门勇立潮头，打开神秘的大门，努力同国际接轨，快步走向社会化。
    社会化的档案事业要求档案馆不仅为党政领导机关提供优质服务，还要将服务面扩大到全社会，为各领域、各阶层服务，为广大平民百姓服务,这是档案工作得以生存和发展的生命线。现在，档案馆为社会提供广泛服务，已经成为世界性档案行为。其表现有三：
    1．服务层面广，提供服务不论地位，不讲学历，不看职业。这种状况在发达国家具有普遍性。深圳市档案馆实际上早已突破了单纯为党政机关服务的局限，面向普通市民，包括向祖籍在深圳的香港平民提供服务，这在全国是非常有特色的。
    2．服务方式多，讲求社会效果。方式之一是把学生引进档案馆进行社会教育，把档案馆办成社会课堂，这是发达国家档案馆提供服务的共同特点。近年来我国各级档案馆的爱国主义教育基地建设也有了长足的发展。深圳市档案馆已被一些中小学选定为“中小学生社会实践基地”，并于2000年与市教育局及《深圳商报》联合，在市、区、镇中小学开展了“捐一张深圳老照片，讲一个深圳老故事”的教育活动。此举不仅使档案馆征集到了大量有价值的照片档案，而且将档案馆的社会教育功能非常有效地扩展到中小学生，延伸到最基层。
    方法之二是营造氛围，陈列展览，在宣传和服务社会中扩展影响。国外许多档案馆不仅有专门的陈列室，而且在馆内的走廊墙壁上均布置了专栏，陈列档案内容，充满了浓烈的档案文化氛围，整个档案馆就象一个大展览馆。深圳市档案部门近年来所举办的《馆藏共和国老将军书画作品展》、与文化局联合举办的《深圳经济特区20周年档案图片展》以及与市建设控股集团联合筹办的《基建工程兵转业建设深圳20周年档案图片展》等等，都产生了极大的社会影响。
    方式之三是广泛开展横向联合，招引社会力量共同开发馆藏档案资源，出产品味高、影响大的档案编研成果，使档案馆成为专家向往的学术研究殿堂和档案文化产品的产出基地。几年来深圳市档案局组织社会力量编撰出版的《明清两朝深圳档案文献演绎》、《民国时期深圳档案文献演绎》，《深圳创业者肖像摄影集》及反映深圳百业状况的《深圳典藏》CD-ROM等等，均获得了很好的社会效果。
    方式之四是开创社会档案寄存服务的新功能。档案馆利用自身的资源、技术优势，为中小企业、破产企业、其它社会组织乃至公民个人提供廉价的档案寄存服务，极大地方便了企业和社会组织及公民。由于这种服务顺应了市场经济发展需要，因此从深圳市档案局、馆1998年第一个挂出“档案寄存中心”牌子开始，很快就走红全国，成为档案馆有效服务社会的一道风景线。
    方式之五是非涉密现行文件公开提供利用。在国外，发达国家都建有文件中心，美国、日本、瑞典等国家都有“信息公开法”、“情报公开法”之类的法规。我国和深圳市也正在酝酿制订类似条例、办法，主旨是以政府信息公开和普遍服务为原则，以不公开为例外，体现了世界档案、文件服务的一种趋势。在我国，文件对社会公开服务发端于深圳市档案局、馆于2000年初试办的“文档资料服务中心”，现已在各地推开，呈如火如荼之势，并成为体现党和政府“执政为民”宗旨，实践“三个代表”思想的重要举措。而发起地深圳又进一步成立了全国第一个真正意义上的“文件中心”，将现行文件公开提供服务，推进到了同国际接轨的层面。
    3．“以人为本”成为档案馆建设的共同宗旨。一切社会活动都是人的所作所为，一切社会需求都是人的需求。“以人为本”反映了现代社会档案利用主体的变化和档案工作服务对象扩展的必然性，是政治民主，社会进步的重要表现。发达国家档案馆从各方面尽可能地满足人的不同需要和不同人的需要。如：从人的不同要求出发，收集档案，建设馆库，提供舒适环境和工作的便利条件，设置不伤害人格的监控设施。从不同人的要求出发，分别设有公众阅览大厅、专家阅览室，配备不同的设备、用具；为残疾人设置轮椅车通道、标记及专用借阅窗口、专用厕位等。今天的深圳，无论在经济上还是技术上，都是可以达到甚至超过发达国家档案馆这些做法的。深圳市民中心新馆舍的启用，将使“以人为本”的宗旨变为事实。
    二、确立“大档案”观念，将档案工作融入社会各领域、各层面
德国著名物理学家普朗克在《世界物理图景的统一性》中说：“科学是内在的整体，它被分解为单独的部门，不是取决于事物的本质，而是取决于人类认识的局限性。”跳出认识上的局限，不难看到档案工作与社会整体之间水乳交融的关系。档案工作社会化要求我们不要孤立地开展档案工作，而要利用档案馆这块基地，把档案工作的管理制度、技能辐射到全社会，使档案工作融入社会各领域、各层面，做到“经济建设发展到哪里，档案工作就延伸到哪里”。现在新领域的管理层出不穷，档案工作大有可为。如：近年来兴起的民营企业档案、农业与农村档案、社区档案、物业管理档案、公证档案、证券档案、信用档案等等，档案部门面临着挑战和机遇。
    在这样的形势下，深圳市档案部门敏锐地意识到，必须从理论和实际操作上确立“大档案”观念，即破除仅限于“公文档案”的陈旧观念，确立包容各领域、各类型的广义档案观；改变档案管理与文件管理相隔离的传统做法，实行文档一体化管理。“大档案”观念通过对档案包容范围的周边扩展和档案形成过程的纵向延伸，把社会各领域、各层面异彩纷呈的各种档案，呈现于社会公众面前；把档案形成的两个阶段--文件和档案，有机地联结起来，有利于克服档案意识上的简单化和片面性，有利于增加政府行政的透明度，有利于档案、文件的科学管理和社会服务，有利于社会公众支持和参与档案工作。在这一思想观念指导下，深圳市档案局同有关主管机关齐抓共管，成功地建立、开展了机关档案、社区档案、农业与农村档案、民营企业档案、物业管理档案、公证档案、涉外婚姻档案、文化艺术档案、法规档案等工作，正式成立了政府文件管理中心。从而形成了合理的档案文件管理架构--档案馆集中管理各种类型有长久保存价值的档案，并向社会提供利用；文件中心管理各政府部门处理完毕的文件，并向社会提供服务，适时将有长久保存价值的文件移交档案馆；档案局则对档案馆、文件中心和全市档案工作统一行使行政管理和执法监督的职能，确保档案文件工作的健康运行。
    三、运用社会力量完成重要业务项目，实行档案劳务社会化
    衡量档案事业社会化程度的一个重要标志是社会对档案工作的参与度。档案劳务社会化是必然趋势，这在国外已相当普遍。
    深圳市档案馆近年来成功地动员和运用了社会力量，聘用具备一定素质的社会人员甚至高层次专业技术人才，保证了各项业务技术工作的运转；各种档案劳务开始走上社会化轨道。深圳档案工作社会化的一个明显表现是依托服务档案事业的社会企业，指导建立档案中介服务机构，监制档案设备、用品，与著名作家、摄影家、书画家、传媒名角甚至人民解放军合作等方式，构建档案文化产业链。这个产业链的运作范围包括：档案的规范化整理，档案的寄存保管，档案史料的编研、出版，名人肖像和重大历史事件的拍摄、编辑、出版，档案价值的鉴定、评估，档案资料的消毒、修裱，档案资料的缩微拍摄，档案的数字化加工，档案管理软件的研制开发，档案书刊和用品的供应以及档案精品展览、档案公益广告制作等等。如：建立了“深圳市老将军书画档案专馆”，广泛收集共和国老将军书画手迹，丰富馆藏，举办展览，开展爱国主义教育；接受行政村委托，组织村史资料的收集、编纂和出版；为顺应信息化管理的需要，一些专业信息软件公司、文档图象数码公司等应运而生；不久前注册成立的“深圳市档案资料评估鉴定事务所”，表明承担档案专业技术事务的社会中介服务机构正式诞生。而不断出现的深圳开发、建设者和普通市民向市档案馆捐赠深圳历史照片、侵华日军罪证材料，提供档案史料线索等善举，则是公众参与档案资源建设的生动例证。
    四、充分运用现代化技术，提高服务社会的效果和水平
    社会化档案事业须用现代化技术来武装，当代档案管理现代化的标志性技术是信息技术。信息技术的应用使档案与大众的日常生活更贴近，社会影响力更提高。深圳市档案局广泛吸取国际先进技术和管理理念，在档案信息化建设中不断取得新的成果。1996年研制成的SD96档案管理软件在条目检索管理上初步实现了“文档一体，综合管理，馆室衔接”的设计原则。后来研制的SD2000档案管理软件进一步实现了全文检索管理，被国家档案局鉴定为8A优秀软件，向全国推广使用，并获得深圳市科技进步奖。现在正承担国家档案局下达的全国第一个数字档案馆建设项目，先后在信息产业部和国家计委立项，被列为广东省信息化建设试点项目和深圳市信息化建设重点工程。数字档案馆是建立在现代信息技术普遍应用基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对数字档案信息进行收集、管理，通过高速宽带通信网络设施相连接，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。该项目经过两年的研究开发，已取得令人振奋的阶段性成果，于2002年12月8日在国家档案局主持的全国《档案信息化建设现场演示会》上，成功演示了数字档案馆应用系统。深圳市档案局乔迁市民中心之日即是深圳数字档案馆实际运作之时，届时，将面向市领导，面向社会各部门和公众提供信息服务。
    五、加强档案法规和标准化建设，建立档案事业的正常社会秩序
    社会化档案事业要靠法制来协调各种社会关系，档案工作中各种业务、技术，要执行科学的规范和标准。21世纪的档案事业，必定是社会化、信息化、法制化相统一的文明的社会事业。
    深圳市档案局为了营造档案事业中社会关系、业务关系、技术关系的有序化，先后制订了《深圳市机关、团体、企业事业单位档案移交进馆办法》等政府行政规章和《深圳市档案案卷质量标准》、《深圳市市属单位档案分类规则》及《电子邮件公文归档与管理规则》、《电子文件元数据标准》、《馆藏档案光盘编号规则》、《电子文件生命周期表》、《通用电子文件保管期限表》、《档案分类主题词一体表》、《数字档案储存格式与载体标准》、《深圳市电子文件归档及管理办法》等技术标准和业务规范。在此基础上于2002年经市人大常委会审议通过，颁布实施了《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》（以下简称“条例”），这是全国第一部实行文档一体化管理和档案文件公开制度的地方档案法规。 
    面对档案工作领域的扩大，档案工作组织、运作集约化的发展，特别需要依法加强对各级档案工作的科学管理。《档案法》规定，我国档案事业“实行统一领导，分级管理” 的体制。管理，包括档案行政管理和档案资源管理两方面。档案行政管理是对档案事业的统筹规划、组织协调、业务指导、执法监督，这方面的职责统一由当地政府的档案行政管理部门来承担。档案资源管理是各部门、各单位以及各级、各类档案馆对档案信息资源的收集、保管、提供利用。遵循《档案法》与“条例”的有关规定，我市已经构成了一个以市档案馆为中心，由政府文件中心、各区档案馆、专业档案馆、机关单位档案室组成的档案信息网络，依法治档的良好社会秩序已基本形成。 
    深圳的档案部门正在改变高宅深院的旧形象，深圳的档案工作正在摆脱封闭、半封闭的传统方式，深圳的档案工作者正在深圳发展的大舞台上，扮演着生龙活虎的角色。全国第一个档案寄存中心，第一个公开提供利用现行文件的文档资料服务中心，第一个数字档案馆，第一个文件中心，第一部文档一体管理的地方档案法规……这一个个全国首创的深圳档案品牌，展现了深圳档案人为服务特区建设而改革、创新档案工作的责任感和敢为天下先、甘当探路人的风貌。这一项项看似独立存在、互不相干的举措、成果，实际上是整部深圳档案工作乐章的一个个音符，是建设社会化档案事业主旋律的一个个音节。这些是闪光的，但仅仅是起步，要真正建成具有深圳特色，足以为全国示范，在全国和国际档案事务中产生积极影响的现代档案事业，还任重而道远。

（摘自“深圳档案网”）